Nghiệp vụ lập và xuất hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử là nghiệp vụ cơ bản mà kế toán cần nắm được. Tuy nhiên, kế toán khi mới bắt đầu sử dụng không tránh khỏi sự lúng túng khi thực hiện. Vậy cách lập hóa đơn điện tử và xuất hóa đơn điện tử như thế nào? Bài viết hôm nay sẽ hướng dẫn chi tiết cách lập hóa đơn điện tử và xuất hóa đơn trực tiếp trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice 2020 do Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn cung cấp.
Bước 2: Thiết lập dữ liệu khách hàng mới và tìm kiếm khách hàng cũ
Đối với dữ liệu khách hàng mới (chưa có trong cơ sở dữ liệu (CSDL) trên tài khoản S-invoice)
Tại màn hình “Lập hóa đơn”, bạn cần nhập các thông tin:
Khi nhập “Tên đơn vị”, hệ thống yêu cầu bạn nhập “Mã số thuế”. Trường hợp chỉ nhập “Tên người mua”, hệ thống không yêu cầu nhập MST.
Nếu không nhập cả 3 mục “Tên người mua”, “Tên đơn vị”, “Mã số thuế”, hệ thống sẽ báo lỗi “Tên người mua hoặc tên đơn vị là trường bắt buộc phải nhập”.
Đối với khách lẻ: phải nhập “Tên người mua”, “Địa chỉ”.
Đối với khách hàng doanh nghiệp: phải nhập “Tên đơn vị”, “Địa chỉ”, “Mã số thuế”.
Sau khi nhập xong thông tin, bạn ấn vào nút “Thêm mới khách hàng”. Dữ liệu được khởi tạo thành công khi S-invoice thông báo “Thêm dữ liệu mới thành công”. Vậy là bạn đã tạo xong CSDL mới của khách hàng.
1. Tại tab Thông tin khách hàng
- Chọn danh sách khách hàng qua trường tìm kiếm: hệ thống tự động điền vào các trường với thông tin khách hàng có sẵn
- Người dùng điền đầy đủ thông tin nếu không chọn danh sách khách hàng từ trường tìm kiếm
Chú ý: nếu tick chọn trường Người mua không lấy hóa đơn thì các trường trong tab sẽ không bắt buộc nhập
- Chọn các danh sách giá trị có sẵn tại các trường
- Danh sách mẫu hóa đơn và ký hiệu được tạo sẵn từ thông báo phát hành, những mẫu hiển thị là những mẫu có TBPH đang hoạt động và chưa bị hủy dải
- Chọn tính chất (mặc định là hàng hóa) với 4 tính chất : Chiết khấu, Ghi chú/Diễn giải, hàng hóa , Khuyến mại
- Trường hợp sử dụng Phí,Lệ phí tại tính chất hàng hóa
- Quản lý hệ thống > Cấu hình doanh nghiệp > Chọn Sử dụng Phí,Lệ phí (NĐ123)
Tại tính chất hàng hóa 5 tính chất : Chiết khấu, Ghi chú/Diễn giải, hàng hóa , Khuyến mại, Phí, Lệ phí
- Chọn danh sách hàng hóa và nhập số lượng, hệ thống sẽ tính thành tiền
Dấu x là những trường bắt buộc nhập
Thông tin tiền hàng được thể hiện cuối tab Chi tiết hóa đơn
Tiền hàng trước thuế = Hàng hóa + Khuyến mại – Chiết khấu
Tiền thuế = Tiền hàng trước thuế * tiền thuế GTGT
Tiền hàng sau thuế = tiền hàng trước thuế + tiền thuế + tiền phí, lệ phí
*Đối với hóa đơn có Phí, Lệ phí: Người dùng không thể lập hóa đơn chỉ Phí, lệ phí. Người dùng bắt buộc phải chọn thêm ít nhất 1 loại Hàng hóa/Chiết khấu/Khuyến mại/Ghi chú
Cách xuất hóa đơn VAT cho đơn hàng Shopee đã đặt thành công
Trước đây, khi bạn đặt hàng từ Shopee, bạn có thể yêu cầu hóa đơn VAT ngay tại bước chốt đơn thanh toán. Nhưng bây giờ bạn không cần làm việc đó nữa. Bởi vì bạn có thể yêu cầu hóa đơn VAT sau khi đã chốt đơn thành công. Điều này sẽ giúp bạn chốt đơn nhanh hơn và tăng cơ hội săn được mã ngon từ Shopee.
Khi bạn đang loay hoay với hóa đơn thì người khác đã chốt hết đơn luôn rồi phải không nào? Bây giờ chốt đơn xong quay lại yêu cầu hóa đơn là tuyệt vời nhất. Cách thực hiện như sau:
Đầu tiên bạn cần đăng nhập tài khoản đã mua hàng trên Shopee. Sau đó chọn mục “Tôi” ở góc dưới bên phải màn hình.
Tiếp tục chọn mục “Chờ giao hàng” như hình dưới dể mở danh sách đơn hàng. Chú ý là chỉ những đơn trong danh mục này mới có thể yêu cầu xuất hóa đơn VAT nhé. Đó là những đơn hàng đang giao cho bạn. Hoặc những đơn đã giao nhưng chưa nhấn “Đã nhận hàng” hoặc chưa hết thời gian đổi trả hàng.
Sau khi mở danh sách thì bạn sẽ thấy như hình dưới. Bạn muốn xuất hóa đơn cho đơn hàng nào thì chọn đơn hàng đó. Ví dụ đơn hàng có nhiều sản phẩm thì chọn đơn hàng xong thì chọn sản phẩm muốn xuất hóa đơn.
Xong bước 2 thì bạn sẽ thấy giao diện như hình dưới. Bạn nhấn vào nút “yêu cầu” ở mục “Hóa đơn điện tử (xuất 1 lần khi đặt hàng)‘. Bạn chỉ có một lần duy nhất để yêu cầu xuất hóa đơn nhé.
Xong bước 3 thì bạn sẽ thấy giao diện như hình dưới. Đây là bước quan trọng, bạn cần nhập thật chính xác đến từng ký tự để không bị sai thông tin khi xuất hóa đơn nhé:
Nhập xong tất cả thông tin thì bạn nhấn nút “Gửi yêu cầu” để gửi tới Shopee. Sau tối đa 7 ngày làm việc thì bạn sẽ nhận được hóa đơn nếu khai đúng.
Việc yêu cầu xuất hóa đơn VAT hay hóa đơn đỏ khi mua hàng trên Shopee không hề quá khó. Tuy nhiên, không phải sản phẩm nào trên Shopee cũng hỗ trợ xuất hóa đơn VAT. Nếu sản phẩm bạn mua không hỗ trợ xuất hóa đơn, hãy thử liên hệ với Shop để họ hỗ trợ xem nhé. Nếu sản phẩm bạn mua có hỗ trợ xuất hóa đơn đỏ, hãy làm theo cách mình hướng dẫn bên trên. Chúc bạn thành công!
Bước 1: Vào giao diện “Import Hóa Đơn”
Tại giao diện sau khi đăng nhập, bạn vào phần “Quản lý hóa đơn” --> "Hóa Đơn Chưa Phát Hành" --> "Import Hóa Đơn"
Một số quy tắc về cách lập hóa đơn điện tử Viettel theo file
Đối với mẫu thuế tổng, khi thực hiện nhập 1 hóa đơn có nhiều dòng hàng hóa, mỗi dòng là 1 thuế suất khác nhau, S-invoice mặc định sẽ lấy thuế suất của dòng đầu tiên để tính toán cho cả hóa đơn.
Đối với mẫu thuế tổng điện nước và mẫu thuế tổng nói chung, khi nhập thuế suất với định dạng 5, 10, hệ thống sẽ lưu vào CSDL có 2 loại thuế suất: thuế 1 là 5% và thuế 2 là 10%.
S-invoice chưa hỗ trợ nhập liệu với mẫu hóa đơn thuế tổng có chiết khấu trước thuế và mẫu hóa đơn thuế tổng có chiết khấu sau thuế (nếu dữ liệu nhập liệu có nhập chiết khấu với 2 mẫu này, S-invoice không đảm bảo tiền hàng tính đúng).
S-invoice đã hỗ trợ nhập liệu lập hóa đơn với mẫu chiết khấu dòng DCL, từng dòng đều có thuế suất và chiết khấu % tương ứng, đảm bảo tính đúng tiền hàng.
Hiện tại khi thực hiện nhập liệu, lập hóa đơn theo file, S-invoice hỗ trợ:
Cho phép nhập hóa đơn với trường hợp có tên đơn vị mà không có MST.
Cho phép nhập hóa đơn trường hợp không có mã hàng hóa.
Cho phép nhập hóa đơn với trường hợp email có 500 ký tự, cách nhau bởi dấu “ ; ”.
Khi cả nhóm hóa đơn có 1 dòng lỗi thì toàn bộ hóa đơn sẽ không nhập được vào S-invoice.
Trường hợp bạn nhập chiết khấu tách riêng 1 dòng trong hóa đơn, thì có thể nhập loại hàng hóa là 3, nhập tiền chiết khấu vào mục “Thành tiền”.
Sau khi thực hiện quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp và tổ chức kinh tế có thể lập hóa đơn điện tử bằng hệ thống S-Invoice. Hệ thống cung cấp hóa đơn điện tử uy tín hàng đầu hiện nay được tất cả các doanh nghiệp tin tưởng và sử dụng.
Để lập được hóa đơn điện tử trên hệ thống S-Invoice các bạn làm theo các bước hướng dẫn dưới đây nhé.
Bước 1: Truy vập vào link https://business.sinvoice.viettel.vn/dang-nhap.html đăng nhập thành công
Người dùng vào chức năng Quản lý hóa đơn/Lập hóa đơn
Hình : Màn hình chức năng Lập hóa đơn
Bước 2: Trên màn hình lập hóa đơn, người dùng thực hiện nhập các thông tin sau:
Đối với thông tin người mua nhập mới (chưa có trong cơ sở dữ liệu người dùng), nhập các thông tin:
Quy định khi lập hóa đơn với khách lẻ và khách hàng doanh nghiệp với trường Tên người mua/Địa chỉ/Mã số thuế được áp dụng với các giao diện: lập hóa đơn/sửa hóa đơn nháp/Lập hóa đơn thay thế/Lập hóa đơn điều chỉnh thông tin
Đối với hóa đơn có giá trị thanh toán từ 20 triệu trở lên, người dùng cần chọn hình thức thanh toán là Chuyển khoản theo Điều 6, Thông tư 78/2014/TTBTC
Áp dụng khi lập hóa đơn/sửa hóa đơn nháp/Lập hóa đơn thay thế/Lập hóa đơn điều chỉnh tiền
Trường hợp không chọn hình thức thanh toán Chuyển khoản, hệ thống vẫn hỗ trợ người dùng chọn loại hình thức thanh toán khác
Sau khi nhập xong thông tin người mua, người thao tác nhấn nút Thêm mới khách hàng để lưu thông tin người mua vào cơ sở dữ liệu người dùng.
Hình: Thêm mới thông tin khách hàng
Ngoại lệ (lỗi): Trường hợp khách hàng đã tồn tại (check số điện thoại), hệ thống sẽ thông báo khách hàng đã tồn tại
Trường hợp thông tin người mua đã tồn tại trong cơ sở dữ liệu, có thể nhập dữ liệu tìm kiếm để tìm kiếm dữ liệu có trong hệ thống:
Hệ thống cho phép tìm kiếm tương đối tất cả dữ liệu thông tin khách hàng: Số điện thoại/Tên người mua/Địa chỉ/Email/Mã số thuế/Loại giấy tờ/Số giấy tờ/Tên đơn vị
Phần thông tin người bán: Giữ nguyên
Phần thông tin giao dịch, các trường nhập gồm:
Note: Các trường có dấu (*) bắt buộc nhập
Phần thông tin hóa đơn, các trường lựa chọn gồm:
+ Nếu không chọn Ngày lập thời gian lập hóa đơn lấy thời gian hiện tại của hệ thống
+ Nếu chọn Ngày lập thì phải đảm bảo Ngày lập > hoặc = thời gian đang hiển thị ở bên cạnh (xem hình dưới)
Bảng kê: cho phép upload bảng kê khi lập hóa đơn
Trường hợp người dùng không chọn thời gian lập hóa đơn, hệ thống sẽ mặc định chọn thời điểm hiện tại khi lập hóa đơn để phát hành hóa đơn
Đối với các user dùng chữ ký USB token hiện tại hệ thống chưa hỗ trợ.
Sau khi lập hóa đơn thành công, người dùng có thể vào Quản lý hóa đơn-> xem hóa đơn -> tải bảng kê đã upload khi lập
Phần thông tin chi tiết hóa đơn, các thông tin sẽ load ra từ danh mục sản phẩm
Có các lựa chọn để nhập thông tin: Hàng hóa, Chiết khấu, Ghi chú, Bảng kê, Phí khác
Sau khi chọn một mã sản phẩm, gird Chi tiết hóa đơn sẽ như bên dưới:
Tiếp tục nhập số lượng cho mã sản phẩm cần bán, kết thúc quá trình nhập sản phẩm thứ nhất
Nhập xong số lượng cho sản phẩm, hệ thống sẽ tự hiển thị Thành tiền, Tổng tiền hàng.
Tiếp tục nhập sản phẩm thứ 2, 3,…n
+ Chọn nhập Hàng hóa với hóa đơn có chiết khấu theo dòng hàng hóa
Khi nhập hàng hóa có các quy định sau: Mã sản phẩm, Tên sản phẩm, Số lượng, Đơn giá, Thuế GTGT (đối với hóa đơn thuế ròng). Đơn vị tính không bắt buộc nhập. Thành tiền tự động tính theo Số lượng * Đơn giá; Tổng thuế (đối với hóa đơn thuế ròng) tự động tính theo Thành tiền * Thuế GTGT(%).
Bước 3: Nhập Thuế GTGT (%)* – Áp dụng với hóa đơn thuế toàn sản phẩm
Hệ thống cho phép nhập nhiều mức thuế trên 1 hóa đơn
Tại thông tin Thuế GTGT% người dùng nhấn vào nút để thêm mức thuế
Lưu ý: Từng dòng thuế được tính trên Tổng tiền hàng trước thuế
-Bước 4: Hệ thống cho phép người dùng sửa tiền thuế với khoảng chênh lệch (+-)5
Nghiệp vụ ảnh hưởng: Lập hóa đơn, Sửa hóa đơn nháp, Điều chỉnh tiền, Lập hóa đơn thay thế
=> Hướng dẫn chi tiết thông tin khi lập hóa đơn với Hàng hóa/Ghi chú/Chiết khấu/Bảng kê/Phí khác:
Bước 5: Nhấn button “Lập hóa đơn” để lập hóa đơn
Hình: Màn hình chức năng lập hóa đơn
Ảnh hưởng: Hóa đơn sẽ được lưu trữ dưới dạng file pdf, xml, zip phục vụ cho mục đích tra cứu. Khách hàng đã thanh toán hóa đơn có thể xem, tải, in hóa đơn tại chức năng Tiện ích/Tra cứu hóa đơn mục
Chú ý: Hệ thống mới nâng cấp cho phép người dùng lựa chọn thuế khi lập hóa đơn thuế dòng
* Hệ thống bổ sung chức năng kiểm soát không cho nhập hóa đơn trong các trường hợp sau:
TH1: Kiểm soát số lượng hóa đơn của doanh nghiệp
Khi số lượng hóa đơn đã lập >= Số lượng hóa đơn đã mua=> Người dùng vào hệ thống chọn Lập hóa đơn, khi nhấn Lập hóa đơn trên giao diện nếu số lượng hóa đơn hết thì sẽ hiển thị thông báo
Nghiệp vụ ảnh hưởng: Lập hóa đơn, Lập hóa đơn theo file, phát hành hóa đơn nháp, điều chỉnh tiền, điều chỉnh thông tin, lập hóa đơn thay thế
TH2: Kiểm soát thời gian sử dụng dịch vụ hóa đơn của doanh nghiệp
Khi thời gian đăng ký sử dụng < thời gian hiện tại=> Người dùng vào hệ thống chọn Lập hóa đơn, khi nhấn Lập hóa đơn trên giao diện nếu thời gian sử dụng gói dịch vụ hết thì sẽ hiển thị thông báo
Nghiệp vụ ảnh hưởng: Lập hóa đơn, Lập hóa đơn theo file, phát hành hóa đơn nháp, điều chỉnh tiền, điều chỉnh thông tin, lập hóa đơn thay thế
Trên đây, chúng tôi đã hướng dẫn các bạn chi tiết về từng thao tác để có thể lập hóa đơn điện tử trên hệ thống S-Invoice. Trong quá trình sử dụng với bất cứ thắc mắc hay trường hợp nào cần giải quyết, liên hệ hotline: 033.8000.800
Website: https://viettel-invoice.vn
